Privacy statement

Privacy- en cookieverklaring van de Gemeente Opsterland

De gemeente Opsterland vindt het veilig verwerken van uw persoonsgegevens erg belangrijk. Privacy is een grondrecht en het beschermen van privacy is van groot belang voor het vertrouwen van burgers in de gemeente. Met de komst van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) zijn de regels voor het verwerken van persoonsgegevens aangescherpt. Hieronder vindt u informatie over hoe de gemeente Opsterland omgaat met uw persoonsgegevens.

Waarom de gemeente uw persoonsgegevens verwerkt
Als inwoner van de gemeente krijgt u op verschillende manieren te maken met de gemeente. Denk bijvoorbeeld aan het aanvragen van een paspoort, een vergunning voor een aanbouw of het vastleggen van een huwelijk. De gemeente is als publiekrechtelijk organisatie belast met de uitvoering van verschillende wetten. Om onze taken en verplichtingen uit te voeren, en onze inwoners te helpen is het vaak nodig om persoonsgegevens te verwerken.
De gemeente verwerkt dus persoonsgegevens om haar taken en verplichtingen op grond van de wet na te komen en om haar inwoners te helpen. Maar, wat is een ‘persoonsgegeven’, en wat wordt gezien als het ‘verwerken’ van een persoonsgegeven?

Verwerken: Vrijwel iedere handeling die een organisatie met een persoonsgegeven kan uitvoeren is een verwerking. Hierbij kan worden gedacht aan: het verzamelen, vastleggen, ordenen, opslaan of verstrekken van persoonsgegevens.
 Persoonsgegeven: Elk gegeven waarmee een persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd. Hierbij kan worden gedacht aan: een naam, telefoonnummer, adres, woonplaats, postcode met huisnummer, maar bijvoorbeeld ook een e-mailadres of een gebruikersnaam op een website.

Uitgangspunten voor de verwerking van persoonsgegevens
Regels voor het verwerken van persoonsgegevens zijn in verschillende wetten vastgelegd. Denk hierbij aan: de Algemene verordening gegevensbescherming, de Wet basisregistratie persoonsgegevens, de Wet politiegegevens en de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015. Om aan deze regels te voldoen heeft de gemeente Opsterland vijf uitgangspunten toegepast die centraal staan bij de verwerking van persoonsgegevens. Deze uitgangspunten worden hieronder genoemd:
1.    De gemeente verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig;
2.    de gemeente verwerkt persoonsgegevens alleen voor rechtmatige doelen;
3.    de gemeente verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk;
4.    de gemeente verwerkt persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk;
5.    de gemeente zorgt ervoor dat persoonsgegevens op een passende manier worden beveiligd.

De verwerking van persoonsgegevens

Wettelijke grondslag
De AVG geeft aan dat persoonsgegevens alleen verwerkt mogen worden als er een geldige reden voor de verwerking bestaat. De wet biedt zes verschillende redenen op basis waarvan een verwerking van persoonsgegevens mag worden uitgevoerd. Deze redenen worden hieronder genoemd.
Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt als: 
1.    de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking;
2.    de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst;
3.    de verwerking noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te kunnen voldoen die op de gemeente rust;
4.    de verwerking noodzakelijk is om de vitale belangen van een betrokkene of andere persoon te beschermen; 
5.    de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang;
6.    de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de gemeente of van een derde.

De gemeente Opsterland zorgt ervoor dat zij alleen persoonsgegevens verwerkt als de verwerking plaatsvindt op basis van een geldige reden.

Doelbinding
De gemeente verwerkt uw persoonsgegevens alleen voor duidelijk omschreven, vooraf bepaalde en rechtmatige doelen. Vervolgens worden uw persoonsgegevens niet verder verwerkt voor doelen die niet passen bij het doel waarvoor uw persoonsgegevens zijn verzameld.

Minimale gegevensverwerking
De gemeente Opsterland streeft ‘minimale gegevensverwerking’ na. Dit houdt in dat de gemeente alleen persoonsgegevens verwerkt die strikt noodzakelijk zijn om het doel te bereiken. 

Daarnaast houdt minimale gegevensverwerking ook in dat de gemeente constant beoordeelt of het verwerken van persoonsgegevens eigenlijk wel nodig is om het doel te bereiken. Indien mogelijk, wordt ervoor gekozen geen persoonsgegevens te verwerken. 

Bijzondere persoonsgegevens
Bijzondere persoonsgegevens onderscheiden zich van ‘gewone persoonsgegevens’. Bijzondere persoonsgegevens, zijn persoonsgegevens die gevoelig zijn van aard en iemands privacy ernstig kunnen schenden. 
Om onze taken en verplichtingen als gemeente uit te voeren, bijvoorbeeld binnen het sociaal domein, is het noodzakelijk dat de gemeente ook bijzondere persoonsgegevens verwerkt. Dit kunnen bijvoorbeeld persoonsgegevens zijn over de gezondheid van een persoon of persoonsgegevens waaruit het ras of de etnische afkomst van een persoon blijkt.  
De gemeente verwerkt bijzondere persoonsgegevens voornamelijk op grond van specifieke wetgeving, zoals: de Jeugdwet en de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015.

Politiegegevens
De gemeente verwerkt naast normale en bijzondere persoonsgegevens ook politiegegevens. Politiegegevens zijn persoonsgegevens die in het kader van de politietaak worden verwerkt. De gemeente heeft een aantal taken en verantwoordelijkheden waarvoor het verwerken van politiegegevens noodzakelijk is. Denk hierbij aan: het handhaven van een veilige openbare leefomgeving en het bieden van ondersteuning bij de voorkoming en opsporing van stafbare feiten door de politie. Deze taken en verantwoordelijkheden zijn in verschillende wetten aan de gemeente toegewezen, bijvoorbeeld de gemeentewet. 

Bewaartermijnen 
Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren
Het bewaren van persoonsgegevens is noodzakelijk om de gemeentelijke taken goed uit te voeren en om wettelijke verplichtingen na te komen. De gemeente bepaalt haar bewaartermijnen onder andere op grond van de Archiefwet. Deze wet regelt het beheer van archieven en documenten voor de lange termijn, zodat deze beschikbaar zijn voor iedereen die er gebruik van moet maken. Afhankelijk van het soort persoonsgegeven en de situatie waarin het persoonsgegeven is verwerkt, wordt de bewaartermijn bepaald.

Kortom, hoe lang de gemeente persoonsgegevens bewaart hangt af van het soort persoonsgegeven en de situatie waarin het persoonsgegeven is verwerkt. 

Beveiliging en vertrouwelijkheid 
Beveiliging van persoonsgegevens
De gemeente neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn opgenomen in ons informatiebeveiligingsbeleid.
De maatregelen die de gemeente heeft genomen zorgen voor een passende beveiliging. De genomen maatregelen zijn namelijk gebaseerd op de gemeentelijke beveiligingsnormen die zijn vastgelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid. Deze regelgeving bepaalt op welke wijze gemeenten persoonsgegevens moeten beveiligen.

Vertrouwelijkheid van persoonsgegevens
De gemeente gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Dit houdt in dat persoonsgegevens alleen worden verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast worden persoonsgegevens alleen verwerkt voor het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld. 

Delen met andere organisaties
Delen van persoonsgegevens met anderen
De gemeente verstrekt persoonsgegevens alleen aan andere organisaties als dit nodig is om haar taken of verantwoordelijkheden uit te voeren. 
De gemeente verstrekt persoonsgegevens pas aan een andere organisatie als beoordeeld is dat deze organisatie persoonsgegevens op een passende manier verwerkt en beveiligt. Hierbij houdt de gemeente bijvoorbeeld rekening met welke beveiligingsmaatregelen de andere organisatie heeft genomen en welke soorten persoonsgegevens worden verstrekt. Indien nodig, wordt ook een DPIA (Data protection impact assessment) uitgevoerd.
Als blijkt dat de andere organisatie persoonsgegevens op een veilige manier verwerkt, worden de persoonsgegevens verstrekt. 
Met organisaties die uw persoonsgegevens namens de gemeente verwerken sluit de gemeente ook een verwerkersovereenkomst.

Uw rechten
Als de gemeente persoonsgegevens van u verwerkt heeft u een aantal rechten op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming en de Wet politiegegevens (Wpg). Zo heeft u bijvoorbeeld het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te verbeteren of te verwijderen.  Het is belangrijk dat u zich kunt legitimeren en kunt aantonen dat de gegevens die u wilt inzien, verbeteren of verwijderen daadwerkelijk van u zijn.  Meer informatie over de rechten van betrokkenen kunt u vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: Rechten van betrokkenen | Autoriteit Persoonsgegevens.

Onze website
Uw websitebezoek
Gemeente Opsterland besteedt veel zorg aan het maken, samenstellen en verspreiden van de informatie die u hier op deze website ziet. Toch is het mogelijk dat u inhoud aantreft, die verouderd, onjuist of onvolledig is. Aan de inhoud van de website kunnen geen rechten worden ontleend. De gemeente Opsterland kan niet aansprakelijk gehouden worden voor het gebruik van de informatie op deze website.

Cookies op www.opsterland.nl
De website van de gemeente, www.opsterland.nl, maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden met informatie die door de website op de computer, tablet of mobiele telefoon van de gebruiker worden geplaatst. Vervolgens kunnen de cookies weer door de website worden geraadpleegd. 

Er bestaan drie soorten cookies

• Analytische cookies: Door deze cookies te plaatsen krijgt een organisatie gegevens over het gebruik van haar website. Met deze gegevens kan een organisatie haar website verbeteren, zodat deze beter aansluit op de wensen van de bezoeker. Als er met het gebruik van deze cookiesoort geen persoonsgegevens worden verwerkt, is een organisatie niet verplicht om toestemming te vragen voor het plaatsen van deze cookie. 
• Functionele cookies: Deze cookies zorgen ervoor dat een website prettig werkt. Zo kan het zijn dat er gegevens worden bewaard waardoor de gebruiker niet bij ieder bezoek van de website opnieuw moet inloggen. Voor het plaatsen van functionele cookies hoeft geen toestemming te worden gevraagd.
• Tracking cookies: Door het plaatsen van tracking cookies kan het gebruikersgedrag op websites worden gevolgd. Dit kan hulp bieden bij het verbeteren van de website en de dienstverlening. Voor het plaatsen van tracking cookies moet een organisatie toestemming aan te vragen. 

De website van de gemeente plaatst alleen analytische en functionele cookies. De gegevens die met het plaatsen van de analytische cookies worden verzameld zijn niet te herleiden naar een natuurlijke persoon. Voor het anonimiseren van de gegevens die met het plaatsen van de analytische cookies worden verkregen heeft de gemeente gebruik gemaakt van de handleiding die de AP hiervoor heeft aangeboden.

Omdat er geen persoonsgegevens worden verwerkt met het gebruik van de analytische cookies hoeft er geen toestemming van de gebruiker te worden verkregen. Omdat er optioneel ook functionele cookies worden gebruikt wordt u gevraagd of hiervoor toestemming wilt geven. Doet u dat niet dan worden alleen analytische cookies gebruikt.

Links naar andere websites
Op www.opsterland.nl kunnen links naar websites of services van andere organisaties of personen staan. De gemeente Opsterland is niet verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving door deze andere organisaties of personen.

Contact 
Contact met de Functionaris voor Gegevensbescherming
Als u vragen heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens door de gemeente Opsterland kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van de gemeente Opsterland. Dit kunt u doen door het sturen van een e-mail aan het volgende e-mailadres: privacy@opsterland.nl.

Klachten
Als u een klacht heeft over de wijze waarop de gemeente persoonsgegevens verwerkt, dan vernemen wij dit uiteraard graag van u. U kunt via het volgende e-mailadres contact met ons opnemen: privacy@opsterland.nl. 

Daarnaast heeft u de mogelijkheid om uw klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via de volgende link: Klacht melden bij de AP | Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen privacyverklaring 
De inhoud van deze privacyverklaring kan veranderen. De reden hiervoor is dat de wet- en regelgeving rondom privacy en informatiebeveiliging continu in beweging is. Het kan zijn dat de gemeente daarom haar werkwijzen en de manier waarop zij persoonsgegevens verwerkt moet aanpassen. Als u op de hoogte wilt blijven van de manier waarop de gemeente uw persoonsgegevens verwerkt, kijk dan regelmatig op deze website. Want, de nieuwste versie van onze privacyverklaring is hier te lezen.